事務職の女性って将来性はどうなの？事務歴35年の筆者がこれから必要なスキルアップ３つを紹介

AIの進化により一部の単純な事務作業は自動化されつつあります。

しかし、AIによって事務職がなくなるのか？といえば、そのような状況はなりません。

AIは状況に応じた対応が難しいという特徴がありますので、事務職として先を見越した臨機応変な行動ができれば、AIに仕事を奪われる可能性は少ないといえます。

このブログは、

• AIによって事務職がなくなるの？
• 今のうちから身に着けたほうがよいスキルとは？

という疑問に対して詳しく解説いたします。いま事務職で働いている女性の方のモヤモヤが解消します！

AIに代替される事務職の将来性とは？

まずはAIに代替えされやすいとされている職種は下記の３つだと言われてます。

AIに移行しやすい業務の特徴として、下記の３つがあげられます。

• マニュアル化しやすい
• 膨大な過去データの傾向を分析
• 人との接点は少ない

AIを活用した業務効率化例

実際にAIが導入された業務例をみていきます。

すでに皆さんも経験していませんか？チャットボットはインターネットバンキングや様々なアプリで使われています。

カスタマーサービスやヘルプデスクのチャットボット

AIチャットボットの導入は一般的です。オペレーターに代わってAIが顧客の問い合わせに対応します。社外の問い合わせ対応だけではなく、企業内のイントラネットでの活用もみられます。

契約書レビューや帳票処理の自動化

AIの導入により書類のレビュー、データ抽出、入力、集計、分析、出力といった一連の業務を自動化しています。契約書の内容のレビューや請求書などの帳票処理などに活用されています。

医療サポート

診断業務の効率化にAIが活用されています。レントゲンやエコー、MRIのような画像から病変や腫瘍とみられる領域をAIが抽出します。先に見当をつけることで医師の業務を軽減して見落としを防ぎます。

AI導入によるメリット

何故、会社はAIを導入したがるか？一番大きな理由は、少子高齢化にともなう労働力人口の急激な低下についていけなくなることです。また経験と勘に頼ったベテランがリタイアしたときのリスクも考えています。

AI導入のデメリット

デメリットは状況に応じた対応が難しいという特徴があります。労働者不足を補うために活用されても、臨機応変な行動ができないことでユーザーの不満につながります。

女性事務職に必要な考え方の転換とは！？

AI導入にネガティブに考えは捨てましょう。

事務職の女性がこれから必要なのはAIを上手にコントロールしながらそれを活用する発想力をもち、柔軟に対応していくことです。

そのためにこのような考え方をすることで前向きに考えられると思います。

• 統計や情報量ではAIにかなわない
• 業務の生産性はAIのほうが高い
• 人件費はAIのほうがコスト安価

統計や情報量ではAIにかなわない

膨大な過去データの傾向を分析して一定の回答を出すのはAIにかなわないです。逆にAIを利用してベースとなる分析を任せ、その後の適正な判断ができる人材になることが大事です。

業務の生産性はAIのほうが高い

経験と勘に頼ったベテランのミスリードが防ぎ、業務を標準化し処理量を増やすことができます。もしその業務が人との接点が少なければAIに任せたほうが正確、迅速になります。

人件費はAIのほうがコスト安価

導入費用はかかっても、人件費に比べれば何年かで回収できるとしたら、会社はAI導入に投資することは難しいことではありません。いまは大丈夫でも、いつAIに取って代わられるか分からないという意識を持つことです。

AIに影響されない必要なスキルアップとは？

AIの良い点ばかり挙げてきましたが、事務職の女性が長く働くためにはAIの良さを認め、自分にしかできないスキルを増やしていくことが重要です。

事務職として先を見越した臨機応変な行動ができればAIに仕事を奪われる可能性は少ないといえます。

そのために下記の３つのスキルをあげます。

コミュニケーションスキル

顧客対応で一番敬遠されるのがクレーム対応です。誰も嫌がるこの対応ができればあなたの存在は大きいです。

社内、社外ともにスマートな対応ができる・・・口で言うのは簡単ですがとても難しいことですが、コミュニケーションスキルはとても重要です。

臨機応変に対応するスキル

『相手の意図を汲み取り、臨機応変に対応する必要がある業務』これはAIには無理です。

どの職種でも例外処理、相手によって対応方法を変える必要がある業務あります。それができる人材は判断力と柔軟力に優れています。

臨機応変に対応するスキルは資格にはありません。

実務経験を積む必要があります。「臨機応変に対応することが得意です」とアピールできれば好印象です。

マルチタスクをこなす人材

1人の事務員が電話対応やデータ入力、レポート作成など幅広く対応できるようになれば強いです。

たとえば「営業事務と経理もできる」このような人材は派遣社員でも両方の業務で登録することができますので仕事は常にある状態になります。

AIによって事務職はなくならない！

AIに代替えされる業務はこれからも増えていくと思います。

しかし日本はまだ色々な場面で「丁寧な対応」が求められますし、あたりまえだと思われてます。

単純な事務作業はAIに任せて、その空いた時間で「困った人を助ける」というスキルアップを身につけることで、事務職の将来は明るくなります。

私はカスタマーサービスの経験が長いですが、４０代のとき、経理部への部署転換を申し出て4年ほど実務経験があります。簿記の資格をとっても実務経験がなければ経歴にはなりません。

チャンスがあれば別な部署でスキルを磨くのも一つの方法です。

逆にAIを使いこなして人のためになるスキルを身につけた事務職は最強だと思います。

こちらの記事もぜひ参考にしてください。